اولین چیزی که درارتباطات چه کاری چه فردی بسیار مهم است دیدار اولیه است اولین دیدار که در این مقاله من قصدم ارتباطات در محیط کار است می تواند ایمیلی ،تلفنی یا رودررو باشد.
در ارتباط های کاری ما سه نوع ارتباط داریم که عبارتند از:ارتباط تلفنی ،ارتباط ایمیلی و ارتباط رو در رو
که هر کدام از این ارتباطات در عمل وایجاد کردن بسیار متفاوت هستند ولی نقطه مشترک آنها که بسیار مهم و حائز اهمیت است رسمی بودن و تاثیرگذاری آن در برقرار کردن ارتباط است.
در ارتباط های کاری ما باید کاملا رسمی با رعایت کردن اصول در عین حال منعطف و تاثیرگذار برخورد کنیم .
در این مقاله من سعی میکنم به طور کلی به این سه نوع ارتباط بپردازم و در مقالات بعدی جزء به جزء هر کدام را توضیح خواهم داد.
به طور کلی در هر نوع ارتباطی ما به هیچ وجه نمی توانیم از کلمات عامیانه،روز مره و کوچه بازاری است کنیم.و اینکه برای برقرار کردن ارتباط های کاری در محیط کار و تجارت ،بنا به موضوع و اینکه می خواهیم با چه کسی حرف بزنیم با رئیس خود با کارمند خود ویا با یک خریدار ومدیر عامل شرکتی باید یک پیش طرح از موضوعی که می خواهیم صحبت کنیم حتما داشته باشیم. در این پیش طرح باید هدف از صحبت کردن مشخص باشد و اینکه ما می خواهیم به چه نتیجه ای برسیم.سپس آغاز مکالمه ی خود را به چه صورت شروع کنیم وخواسته خود را به حالت درخواستی ،خواهش یا دستوری عنوان کنیم.ودر آخر به چه سبک و با چه نوع ادبیاتی مکالمه ی خود را به پایان برسانیم.در بستن مکالمه ما باید موضوع مکالمه بعدی خود را و زمان مکالمه ی بعدی و نحوه ی برقراری را حتما مشخص کنیم مکالمه ی ما باید با یک نتیجه به پایان برسد .این پیش طرح بسیار حائز اهمیت است ودر هر مرحله بنا به نوع ارتباط در محیط کار تلفنی ،ایمیلی و رو در رو به کار بردن واژگان متفاوت که توضیحات و راهکارهای کاربردی را می طلبد و من در مقاله های بعدی حتما به آنهاخواهم پرداخت .
ارتباط تلفنی
در ارتباط تلفنی تنها صدا ست که انتقال دهنده ی پیام هست وما تنها با واژه و کلمه سر و کار داریم و چیزی که در ارتباط تلفنی در محیط کار مهم است چگونگی به کار بردن کلمات و واژها و تاثیر گذاری آن است .در ارتباط تلفنی در محیط کار اینکه صدای گرمی داشته باشی ودر عین حال که کاملا رسمی صحبت می کنیم انرژی به طرف مقابل انتقال دهیم یا سرد و یکنواخت صحبت کنیم و حتی باعث خالی شدن انرژی متقابل شویم در تمایل طرف مقابل در ارتباط مجدد کاملا موثر است.د رارتباطات تلفنی در محیط کار باید قبل از ارتباط بر قرار کردن ،با پیام یا تلفن کوتاهی زمانی برای تماس مشخص کنیم.من در این مقاله تنها قصدم یک کلی گویی از انواع ارتباطات در محیط کار است به هر یک از این ارتباطات را در مقاله ای جداگانه خواهم پرداخت.
ارتباط ایمیلی:
در ارتباط ایمیلی نحوه ی چینش کلمات در ایمیل اولیه بخشی از شخصیت ما را نشان می دهد ،اینکه چه کلماتی را در نوشتن ایمیل کاری به کار ببریم و پردازش کنیم تا مطلب مورد نظر را به طرف مقابل برسانیم .و البته در ارتباط ایمیلی این باید در نظر گرفته شود که نوشته ماندگار است و می ماند .
ارتباط رو در رو:
در ارتباط رو در رو ما مجبور به رعایت فاکتورهای بیشتری هستیم که عبارتند از:نحوه ی پوشش ،طریقه ی دست دادن ،چگونگی ارتباط چشمی برقرار کردن و چگونگی به کار بردن زبان بدن وبه کار بردن واژگان هنگام انتقال پیام در اولین ارتباط اهمیت ویژه ای دارد که هر کدام بحث مفصل و مهمی را می طلبد.ارتباط رو در رو شانس بیشتری برای موفق شدن در بیان درخواست یا مذاکره و … دارد.مطلبی که باید در نظر بگیریم برای اولین بار هر جایی که وارد می شویم از بدو ورود ،طریقه ی راه رفتن ،برخورد با منشی حتی چگونگی چایی برداشتن مهم است وشاید زیر نظر گرفته شود.
بنابراین نتیجه می گیریم دانستن چگونگی ارتباط برقرار کردن در محیط کار و رعایت کردن آن چقدر مهم و می تواند فرد را در محیط کار متمایز کند.
و حتی یک ارتباط خوب می تواند چنان موثر واقع شود که باعث ارتقای یک کارمند در محیط کار ویا یک پاداش خوب برای یک مدیر در سازمان و یا یک قرارداد مداوم و سود آوردر تجارت شود.
در مقالات بعدی من به هر یک از انواع ارتباطات در محیط کار به طور جداگانه خواهم پرداخت.
به امید داشتن دنیایی زیبا با برقراری ارتباط درست و تاثیر گذار.